Welke retour mogelijkheden zijn er?

Er zijn in de B2B twee manieren waarop je retouren kunt verwerken.

• Module Retour orders. Dit betreft een volledig retourproces die communiceert met het ERP. Let op: deze module is alleen te gebruiken bij bepaalde ERP koppelingen. Heb je bijvoorbeeld App4sales? Dan is dit helaas nog niet mogelijk.
• Return order form. Dit betreft een standaard formulier die de klant invult vanuit het directe klantaccount.

Beide opties werken niet goed samen. We adviseren om hierin een keuze te maken. Onderstaand stappenplan gaat in op de module Retour orders. Wil je meer informatie over Return order form, lees dan hier verder. 

Stap 1. Allereerst moet de module Retour orders ingeschakeld zijn. Is deze module niet beschikbaar? Neem dan contact op met de Supportafdeling via support.portal@optimizers.com.

Stap 2. Ga in het CMS naar Instellingen en vervolgens Retour Orders. Vul de volgende velden in:

Skip customer shipping code check - wil je dat de verzendmethode gecontroleerd wordt? Vink dit aan. 

Aanmaken retourorders toestaan voor - er is de keuze om retourorders toe te staan voor klanten en salesagents, alleen klanten of alleen salesagents. 

Retour order klant segment - vul hier in, aan welk klantsegment de klant gekoppeld moet zijn, om retourorders te mogen aanmaken. Indien niet gevuld, kunnen alle klanten retourorders aanmaken. 

Aantal dagen toegestaan voor retour orders - hoe oud mogen de facturen zijn, waarvan de producten teruggestuurd worden?

Retour order aantal dagen verlengd - hoeveel dagen mag de retourperiode verlengd worden?

Retourbestelling afhalen toegestaan - vink aan, indien retourbestelling afhalen is toegestaan. 

Stap 3. Klik op het tabblad Mijn account-pagina's en zorg dat "mijn retourorders (klanten)" staat aangevinkt. 

Stap 4. Nu de voorwaarden voor de retourzendingen zijn ingesteld, is het belangrijk dat de templates geactiveerd en ingevuld worden. Ga naar de module Templates en zoek op "retour". 

Stap 5. Zorg ervoor dat de templates "retour order afgekeurd/goedgekeurd", "retour order ingediend" en "retour orderbevestiging" naar wens ingevuld worden. Vergeet de templates niet op te slaan en online te zetten.

   

Stap 6. Ga in het CMS naar de module Retour redenen.

In deze module maak je de retour redenen aan, die klanten bij het aanmaken van een retourorder kunnen selecteren. Klik op "toevoegen" en vul de volgende velden in:

Code - deze moet overeenkomen met de code of omschrijving van de retour reden in de backoffice. 

Segment - welke klanten moeten deze reden kunnen selecteren?

Aanvullende velden formulier - hiermee maak je een koppeling met een aanvullend veld. Het betreffende veld is in te stellen via de module Aanpasbare formulieren. Zie stap 7.

Titel - Geef de retour reden een titel. 

Online - vink dit aan om de retour reden online te zetten. 

Vergeet niet om op "Opslaan" te klikken.

Stap 7. Zoek de module aanpasbare formulieren op en vul de formuliervelden naar wens in. Vergeet niet om op "Opslaan" te klikken. 

Stap 8. De klant kan in zijn of haar omgeving een retourorder aanmelden. Hiervoor gaat de klant in zijn account naar "mijn gegevens" en "mijn retouren". Via "product toevoegen of verwijderen" kan de klant zijn of haar retouren beheren.

Stap 9. Nu is het de beurt aan de administrator om de retour order te beoordelen. Deze gaat hiervoor in het CMS naar Retour Orders. 

Stap 10. Er verschijnt een lijst van retour orders die ingediend zijn, eerder al zijn afgekeurd of eerder al zijn goedgekeurd. Klik op het betreffende ordernummer. 

Stap 11. De administrator heeft de mogelijkheid om de retourorder goed of af te keuren.

Stap 12. Klik op "volgende" en vervolgens op "opslaan". Indien het retourverzoek goedgekeurd wordt, is er de mogelijkheid om een retourlabel te genereren.